Microsoft365を使った部材管理のDX

みなさんこんにちは!開発GのITインフラ担当です。

弊社では、部材管理をDX化しています(DXって言いたいだけ)。

 

そもそも部材を紙で管理しているという企業様は既に減ってきていると思いますが、皆様はいかがでしょうか?私の予測では、多い順から

①Excelで管理している。

②担当によってバラバラ。

③管理していない。

④紙で管理している。

 

といった感じじゃないかな?と思っています。弊社は少し前まで①~③の混合でした。

 

ここで、インフラ担当としてそれぞれの問題点を挙げさせて頂きます!

①Excelで管理している。

→リアルタイム性が低い(Excelを更新されるまでのタイムラグがある)

 

②担当によってバラバラ。

→属人化しやすく、担当が変わった時に軽いパニックが発生

 

③管理していない。

→部材の在庫などが分からず、棚卸が大騒動に。

 

④紙で管理している。

→リアルタイム性はExcelと同等ですが、担当者の手間が大きい。

 

 

全てを解決するためのツールがMicrosoft365 Business Standardに入っていました。

その名も「Power Platform」です!

 

簡単に言うと、プログラミングしなくても、マウスでカチカチするだけで社内向けのアプリが簡単に作れるというやつです(だいぶ端折りました)。

複雑な機能を足そうと思うと、多少システム設計の流れが分かっていたり、Jsonのコードを理解していなければなりません。

 

部材管理用のアプリ程度であれば、本当にノンコードで簡単に、誰でも出来てしまいます。

Microsoft365で作るため、アプリはTeamsやOutlook、Excel Onlineとの接続や承認行為も可能です。

ようは、Officeのクラウド系のアプリを全部繋げて業務フローを作るような感じです。

 

弊社では、そもそも部材を細かくは管理していなかったので、まずは棚卸をしてデータベースを作りました。

データベースといっても、Microsoft Listsという共有のリストアプリに登録していくだけです。

 

リストへ登録した部材には、一意の値である管理番号を付与していきます。

 

正直Listsだけでも運用は可能です。みんなでListsを見て、在庫を持ち出すときには管理番号から対象のレコードを探して数量を変更するだけなので。

 

でも、これだと全員が簡単に使う事は出来ません。忘れる事もあるし、スマホでの操作はちょっと難なりです。そこで、Power PlatformのPower Appsを使って、アプリ画面を作りました。

これならスマホから誰でも簡単に数量を変更できます。

それに、現場でも事務所でも自宅でも寝室でも、あの材料の在庫ってあったかな?と検索する事が出来ます。どこに何個あるのか、簡単にわかりますよね。

 

棚卸の手間はありますが、これによって大幅に時間を節約出来ます。

Power Autoamteを使えば、これに承認フローや発注フローを足す事も出来ますが、まずは社内でPower Platformが定着してから徐々に機能を足さないと、混乱を招くと思います。

 

弊社では、Microsoft365の導入サポートや運用、アプリ開発を行っています。

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